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    档案部门应最大限度地杜绝重份文件归档进馆
                              时间:2013-3-29              文章作者:来源:《中国档案报》       
        近来,笔者在工作中发现档案馆内保存的档案中存在许多重份文件,从而造成馆藏臃肿、鱼龙混杂,既占用了档案馆大量的储存空间,又增添了馆内工作人员整理档案的工作量,给档案馆的工作造成了不必要的压力。那么,重份文件是如何归档进馆的呢?究其原因,笔者认为主要有以下几种情况。
        一是在进馆的档案中,同一全宗内存在有大量重份文件。由于基层档案人员的业务不精,对文书归档制度的理解有失偏颇,总认为文件保存得越多越好。先前以卷为单位保管的全宗中,经常出现1份底稿同2份或几份定稿同时立卷,或是1份文件的历次修改稿与定稿一同装订立卷。当这些案卷移交进馆时,馆内交接人员不可能去翻阅每一卷中的档案,只能是通过目测来清点数目进行移交。因此,对这种卷中的重份文件很难发现,从而造成了进馆的档案中重份文件现象的发生。
        要彻底根除这种在立卷过程中产生的重份文件归档现象的发生,档案部门应加强对基层档案人员的业务培训,提高其文书立卷的业务素质;当档案达到移交进馆年限后,应先派业务指导人员,对其应进馆的档案质量进行前期检验,在初检合格后,由馆内人员进行复检,最后再正式向档案馆移交。
        二是在进馆的档案中,机关档案全宗之间重份文件保存偏多。这主要表现在有业务来往的上下级机关之间,或有业务关系的平行机关相互之间行文的归档,因其都有业务往来关系,对应执行的相关文件在各自的全宗内都要归档立卷保存,从而造成档案馆馆藏中不同全宗之间,重份文件现象的发生。档案馆中这种不同全宗中的重份文件现象,与现行的档案文件归档制度有关,因此,要杜绝这类重份文件归档现象的发生,就要求档案馆要充分发挥其宏观指导的作用。档案馆应总体规划本地区应进馆单位档案的进馆范围,协助各进馆单位详细制订其应归档的文件范位和类别,尽量减少不同全宗之间重份文件归档现象的发生,从根本上达到优化馆藏。
        三是在同一全宗内,与档案同时进馆的作为资料保存的文件汇集,与档案原件形成了重份现象。长期以来,综合档案馆在接收基层立档单位的档案进馆时,都要求其把没有底稿的文件装订成册,作为资料与档案一同移交进馆。这无形中就造成了同样一份文件,在综合档案馆内分别以档案的形式和资料的形式保存了两份,这种情况在前几年以卷为保管单位的情况中表现得尤为突出,尤其是在各级党委、政府的全宗档案内表现得更加明显。因此,作为资料保存的这套文件汇集,各级综合档案馆大可不必要求其进馆,可仍留存于原单λ以备工作查考,将更有利于发挥其作用。
        四是许多已鉴定后需销毁的重份文件,仍在馆内长期保存。在一些档案馆内,有许多经过鉴定后的重份文件待销卷,长期滞留在库内,虽然销毁申请早已递交到鉴定委员会,但批复迟迟下不来,原因无非是怕一旦销毁造成损失无法挽回,从而使得待销卷在馆内长期堆放,占用大量空间,耗费大量人力。因此,还需要档案部门精简办事程序,提高办事效率,不能一味求稳,怕担责任,从而影响整个工作的开展和进步。
      
     
       
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